Manchmal kannst oder willst du ein Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen. Dann musst du den Arbeitgeber immer so schnell wie möglich darüber informieren und das Vorstellungsgespräch absagen – am besten telefonisch.
Alternativ kannst du eine E-Mail oder einen Brief schreiben.
So eine Absage ist höflich und professionell. In diesem Ratgeber erhältst du viele Tipps und Muster für den Fall, dass du dein Vorstellungsgespräch absagen musst oder willst.
- wegen Zusage eines anderen Arbeitgebers
- wegen Sinneswandel
- wegen anderer geplanter Termine
- wegen zu weiter Anreise
- wegen (kurzfristiger) Erkrankung
- wegen anderer Vorstellungsgespräche
- wegen Todesfall
- wegen Urlaub
- wegen Unlust
- kein spezieller Grund
Inhaltsverzeichnis Vorstellungsgespräch absagen
Vorstellungsgespräch absagen Muster für E-Mail, Brief und Nachrichten
Die folgenden Vorlagen dienen dir als Anregung für deine eigenen Formulierungen. Orientiere dich am oben genannten Aufbau für deine Absage. Dann wird dein Absageschreiben wertschätzend. In den folgenden drei Artikeln erhältst du Muster für Absagen in spezielle Situationen:
➤ Vorlage Vorstellungsgespräch absagen wegen veränderter Bewerbungssituation
Sehr geehrte Frau Scholz,
über Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am 15.07. habe ich mich sehr gefreut. Gerne hätte ich mich bei Ihnen persönlich vorgestellt und Sie von meinen Fähigkeiten überzeugt. Da sich jedoch meine berufliche Perspektive geändert hat, muss ich das Vorstellungsgespräch leider absagen.
Für das mir entgegengebrachte Vertrauen bedanke ich mich recht herzlich und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Stellenbesetzung.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Muster Absage Vorstellungsgespräch aus persönlichen Gründen
Sehr geehrte Frau Neuer,
herzlichen Dank für das Interesse an meiner Person und für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am 30.06. um 10 Uhr. Hiermit sage ich diesen Gesprächstermin aus persönlichen Gründen ab und ziehe meine Bewerbung bei Ihnen zurück. Ich bitte um Entschuldigung für daraus entstehende Unannehmlichkeiten.
Ich danke Ihnen für den freundlichen und professionellen Kontakt und wünsche Ihnen bei der Besetzung der Stelle viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Muster Assessment-Center bzw. Vorstellungsgespräch absagen (ohne Grund)
Sehr geehrte Frau Pohl,
über die Einladung zu einem Assessment-Center bei Ihnen am 30.01. um 9 Uhr war ich sehr erfreut. Trotzdem möchte ich diesen Termin für ein persönliches Kennenlernen absagen und meine Bewerbung als [Job] bei Ihnen zurückziehen.
Ich bitte um Ihr Verständnis und um Entschuldigung für die entstehenden Unannehmlichkeiten. Für Ihre weitere Mitarbeitersuche wünsche ich Ihnen viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Vorlage Bewerbungsgespräch absagen wegen Sinneswandel
Sehr geehrte Frau Huber,
ich bedanke mich recht herzlich für die Einladung zu einem Bewerbungsgespräch am 15.08. um 10 Uhr. In den vergangenen Wochen seit meiner Bewerbung ist in mir der Entschluss gereift, meine Arbeitsstelle doch nicht zu wechseln. Daher sage ich den Gesprächstermin hiermit ab. Ich bitte um Ihr Verständnis und für eventuelle Unannehmlichkeiten um Entschuldigung.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Muster Absage Interview wegen ungünstigem Gesprächstermin
Sehr geehrte Frau Daun,
ich freue mich sehr über die Einladung zu einem Interview am 13.11., um Sie persönlich von meiner Eignung zu überzeugen. Leider muss ich den Gesprächstermin absagen, da ich einen anderen privaten Termin wahrnehmen muss.
Ich schlage Ihnen daher vor, das Interview zu einem anderen Zeitpunkt zu führen. Als Alternativtermine wären der 15.11. und der 18.11. sehr gut geeignet. Ich bin an der ausgeschriebenen Stelle als [Job] weiterhin sehr interessiert.
Für eine telefonische Abstimmung eines neuen Gesprächstermins können Sie mich auch gerne wochentags ab 15:30 Uhr unter der oben genannten Telefonnummer erreichen.
Mit freundlichen Grüßen
Warum Vorstellungsgespräch absagen?
Wenn du eine Einladung erhältst oder schon eine Zusage für einen Termin gegeben hast, dann wartet der Gastgeber auf deine Antwort bzw. dein Erscheinen.
Daher wäre es sehr unprofessionell, wenn du auf eine Einladung nicht antworten oder einen vereinbarten Termin unentschuldigt nicht wahrnehmen würdest.
Eine wirkliche Alternative zu einer Absage eines Bewerbungsgesprächs gibt es nicht; auch wenn eine Absage dir unangenehm oder lästig ist.
Grundsätzlich gibt es also zwei verschiedene Bewerbungssituationen:
- Du hast eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhalten und möchtest diesen Gesprächstermin gerne absagen.
- Du hast für ein Vorstellungsgespräch schon eine Zusage gegeben und musst oder willst den Termin nach einer Zusage wieder absagen.
Eine Absage bedeutet für den Arbeitgeber immer einen gewissen organisatorischen Aufwand. Denn mehrere Gesprächspartner müssen koordiniert und Räumlichkeiten gebucht werden.
Oftmals finden Vorstellungsgespräche mit Gesprächspartnern der Personalabteilung und Fachabteilung oder sogar mit der Chefin statt. Deren Zeit ist genauso kostbar wie deine Zeit.
Lasse daher deine Gesprächspartner nicht sitzen. Das wäre unhöflich und ganz schlechter Stil. Für eine rechtzeitige Absage ist dir der Arbeitgeber in der Regel sehr dankbar.
Denn dann kann der Arbeitgeber seine Ressourcen anderweitig verplanen oder andere Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen.
Vielleicht hast du Angst davor, mit einer Absage einen schlechten Eindruck beim Arbeitgeber zu hinterlassen? Dann bedenke, dass dieser schlechte Eindruck ohne Absage erst recht bestehen würde. Folgende vier Argumente sprechen für eine Absage.
➤ 1. Respekt zeigen
Du zeigst mit einer Absage Respekt und lässt das Unternehmen oder die Behörde nicht im Regen stehen. So wie du von den Arbeitgebern Respekt erwartest, solltest du auch selbst respektvoll handeln.
➤ 2. Aufwand für Arbeitgeber minimieren
Mit einer Absage gibst du dem Arbeitgeber rechtzeitig die Chance, die Vorstellungsgespräche und die Bewerberauswahl anders zu organisieren. Denn für einen Gesprächstermin müssen Räume gebucht und Mitarbeiter zugewiesen werden.
Das bedeutet einen gewissen Aufwand für den Arbeitgeber. Bei einer Absage können die Kapazitäten anderweitig genutzt werden.
➤ 3. Fairness gegenüber anderen Bewerbern
Deine frühzeitige Absage kann dazu führen, dass noch eine andere Kandidatin zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird.
➤ 4. Perspektiven für Zukunft sichern
Wenn du eine freundliche und wertschätzende Absage schreibst, dann hinterlässt du einen positiven Eindruck. Das kann für die Zukunft wichtig sein. Denn deine berufliche und persönliche Situation kann sich schließlich ändern.
Vielleicht schreibt der Arbeitgeber in ein paar Monaten deinen absoluten Traumjob aus. Dann ist es wichtig, dass der letzte hinterlassene Eindruck nicht negativ ist.
Gründe für Absage eines Vorstellungsgesprächs sind vielfältig
Die Gründe für eine Absage eines Vorstellungsgesprächs können unterschiedlich sein. Folgende Gründe treten besonders häufig bei einer Absage auf.
➤ #1 Vorstellungsgespräch absagen wegen Sinneswandel
Zwischen dem Absenden der Bewerbung und einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch können Wochen oder gar Monate vergehen.
Eine neue Vorgesetzte, eine Gehaltserhöhung oder interessante Aufgabenbereiche können deine berufliche Situation entscheidend verändert haben. So entscheidend, dass du deinen Job nicht mehr wechseln willst. Oder der potenzielle Job ist doch nicht so interessant, wie anfangs von dir gedacht.
Auch private Gründe können zu einem Sinneswandel führen: zum Beispiel durch Trennung oder ein Arbeitsangebot für die Partnerin in einer anderen Stadt. Aber dann sei auch bitte so fair, die Einladung zum Vorstellungsgespräch umgehend abzulehnen.
➤ #2 Vorstellungsgespräch absagen wegen geplanter Termine
Der vorgeschlagene Gesprächstermin kann auch mit dem Zeitpunkt und der potenziellen Dauer anderer Termine kollidieren. Diese Termine können privat, gesundheitlich, schulisch oder beruflich sein.
Das kann zum Beispiel eine Klausur in der Schule, ein Arzttermin oder eine wichtige Besprechung beim derzeitigen Arbeitgeber sein.
Dann solltest du das Vorstellungsgespräch allerdings nicht direkt absagen, sondern immer um eine Verschiebung des Vorstellungsgesprächs bitte.
➤ #3 Bewerbungsgespräch absagen wegen Zusage eines anderen Arbeitgebers
Darüber hinaus bewirbst du dich im Rahmen eines Bewerbungsprozesses nicht nur bei einem Arbeitgeber. So kannst du noch eine Einladung zum Bewerbungsgespräch zugesendet bekommen, obwohl du schon eine Zusage von einem anderen Arbeitgeber hast.
Wenn du eine Zusage für eine andere Stelle hast, dann ist dies sicherlich der positivste Grund für eine Absage. Du kannst das explizit so auch in deinem Absageschreiben formulieren. Bedanke dich für die Einladung und wünsche dem Arbeitgeber bei der Mitarbeitersuche viel Erfolg.
➤ #4 Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit
Manchmal vergehen vom Versand der Bewerbungsunterlagen bis zum Eingang einer Einladung mehrere Wochen oder sogar Monate. Während dieses Zeitraums kann sich dein Gesundheitszustand verschlechtern oder du erhältst eine Diagnose von deiner Hausärztin, die eine stationäre Behandlung notwendig macht.
Dann denkst du sicherlich zuerst an deine Genesung, sodass dein Bewerbungsvorhaben oftmals nicht mehr die oberste Priorität genießt. Bei deiner Absage musst du nicht explizit schreiben, um welche Krankheit es sich handelt.
Du kannst aber trotzdem ausdrücken, dass du nach einer Genesung deine Chance bei diesem Arbeitgeber erneut nutzen möchtest.
➤ #5 Vorstellungsgespräch absagen wegen zu weiter Anreise
Die Anreise und die Abreise über eine größere Entfernung und gegebenenfalls die Übernachtung sind für Bewerber immer mit einem hohen zeitlichen Aufwand und hohen Reisekosten verbunden.
Gerade wenn du über kein geregeltes Einkommen verfügst und wenn Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht übernehmen, können mehrere Vorstellungsgespräche in einem kurzen Zeitraum zu hohen Kosten führen.
So musst du genau abwägen, welches Vorstellungsgespräch du absagst oder zusagst. Alternativ kannst du dem Arbeitgeber vorschlagen, ein Online-Vorstellungsgespräch durchzuführen.
➤ #6 Interview absagen wegen kurzfristiger Erkrankung
Eine Erkrankung ist als Grund für eine Absage natürlich gerade am Tag des Gesprächstermins äußerst ungünstig, aber leider nicht änderbar. Da der Arbeitgeber fest mit dir rechnet, solltest du das Interview telefonisch absagen.
Dies sollte allerdings keine generelle Absage sein, sondern nur eine Verschiebung. Sobald du wieder gesund sind, solltest du einen neuen Gesprächstermin vereinbaren.
Es ist allerdings klar, dass der Arbeitgeber in der Zwischenzeit Interviews mit anderen Bewerbern führen und häufig auch schon eine endgültige Entscheidung treffen wird.
Du solltest das Vorstellungsgespräch daher nur absagen, wenn du tatsächlich aufgrund einer Erkrankung körperlich nicht zur Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch in der Lage bist. Der Arbeitgeber hat natürlich auch nichts davon, wenn du dich zu einem Gesprächstermin schleppst – und dort womöglich deine Gesprächspartner noch ansteckst.
➤ #7 Vorstellungsgespräch absagen wegen mehrerer Vorstellungsgespräche gleichzeitig
Wenn du viele Bewerbungen verschickst, dann kann es vorkommen, dass du Gesprächstermine für denselben Zeitpunkt vorgeschlagen bekommst. Das ist eigentlich eine perfekte Situation für dich.
Aber du musst dann mindestens ein Vorstellungsgespräch absagen bzw. verschieben. In der Regel solltest du den Gesprächstermin bei demjenigen Arbeitgeber absagen, bei dem du nach Abwägung aller dir wichtigen Kriterien weniger gerne arbeiten willst.
➤ #8 Bewerbungsgespräch absagen wegen fehlender Lust aufs Bewerbungsgespräch
Auch Lustlosigkeit kommt bei Bewerbern aus den unterschiedlichsten Gründen vor. Trotzdem ist ein unangekündigtes Nicht-Erscheinen kein gutes Benehmen.
Du willst schließlich auch nicht kommentarlos versetzt werden. Nimm deinen ganzen Mut zusammen und sage das Interview ab. Denn man trifft sich immer zweimal im Leben.
➤ #9 Vorstellungsgespräch absagen wegen Todesfall
Wenn du einen nahen Verwandten oder einen engen Freund durch einen Todesfall verloren hast, dann kannst du dich unter Umständen nicht konzentriert auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten.
Dafür wird jeder menschliche Arbeitgeber Verständnis haben. Aber biete in deiner Absage gleichzeitig an, das Bewerbungsgespräch nachzuholen.
Im Idealfall nennst du dafür schon konkrete Alternativtermine. Bei einem Todesfall kannst du durchaus konkret schreiben, dass es sich um einen Todesfall im engsten Familien- oder Freundeskreis handelt. Wenn du stattdessen nur “aus privaten Gründen” absagst, dann liest sich das wie eine Ausrede.
➤ #10 Vorstellungsgespräch absagen wegen Urlaub
Wenn der Vorstellungstermin aus dem Einladungsschreiben mit dem Termin eines schon lange geplanten Urlaubs kollidiert, dann musst du dein Vorstellungsgespräch auch absagen bzw. verschieben.
Denn kein Arbeitgeber kann wirklich verlangen, dass du deinen Urlaub stornierst. Daher nimm so schnell wie möglich Kontakt mit dem Arbeitgeber auf, stelle deine Situation dar und schlage alternative Gesprächstermine vor.
➤ #10 ½ Interview absagen ohne Begründung
Manchmal ist es auch ein Bauchgefühl, welches dich zur Absage bewegt. Ein anderes Mal hast du vielleicht das Interesse verloren, aber es gibt nicht den einzigen ausschlaggebenden Grund. Dann solltest du trotzdem absagen.
Aber du musst dir keine Begründung aus den Fingern saugen oder die Unwahrheit schreiben. Sage stattdessen das Bewerbungsgespräch ab und ziehe deine Bewerbung zurück.
Wie Vorstellungsgespräch absagen?
Für deine Absage kannst du grundsätzlich immer den Weg wählen, über den du auch eine Einladung erhalten hast. Besonders wenn du einen alternativen Gesprächstermin anstrebst oder wenn die Absage sehr kurzfristig erfolgt, dann solltest du das Telefonat bevorzugen.
In einem telefonischen Gespräch kannst du die Absage zielgerichtet kommunizieren und so besser erklären.
Viele Bewerber wählen allerdings die E-Mail für eine Absage. Denn sie ist relativ schnell geschrieben und auch bequem.
Bewerber müssen auch nicht spontane Rückfragen zum Grund für die Absage befürchten. Eine Absage per E-Mail ist immer dann geeignet, wenn du auch eine Einladung per E-Mail bekommen hast.
Wenn du dagegen eine telefonische Einladung bekommst, dann kannst du deine Absage auch besser telefonisch mitteilen. Dafür musst du aber vorher die richtige Telefonnummer des Ansprechpartners recherchieren.
Ein weiterer Weg für deine Absage sind Business-Netzwerke wie Xing und LinkedIn sowie Social-Media-Kanäle. Diese Wege kannst du dann wählen, wenn du dort eine Nachricht mit deiner Einladung zum Vorstellungsgespräch enthalten hast.
Ziele für Absage eines Interviews
Grundsätzlich sollten deine Absage und deine entsprechende Kommunikation im Einklang mit deinen Zielen stehen. Du kannst grundsätzlich drei Zielsetzungen mit einer Absage des Interviews verfolgen.
➤ 1. Weiterhin starkes Interesse
Du hast nach wie vor Interesse an der Stelle und am Arbeitgeber und damit auch an einem Vorstellungsgespräch. Dann sagst du zwar den gewünschten oder vereinbarten Termin ab, aber bekundest dein weiteres Interesse.
Außerdem ist es ratsam, wenn du auch gleich alternative Gesprächstermine vorschlägst. In Wahrheit handelt es sich also nicht so sehr um eine Absage des Interviews im eigentlichen Sinne. Stattdessen verschiebst du das Vorstellungsgespräch.
➤ 2. Aktuell kein Interesse, aber in Zukunft
Du hast aktuell kein Interesse an der Stelle und am Arbeitgeber, aber kannst dir eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen. Dann solltest du mit deiner Absage keine Brücken einreißen. Bedanke dich für die Einladung und bedauere deine Absage.
Zudem kannst du schreiben, was du am Arbeitgeber gut findest und dass du dir eine spätere Zusammenarbeit vorstellen kannst. Darüber hinaus wünschst du dem Arbeitgeber viel Erfolg bei der Stellenbesetzung.
➤ 3. Kein Interesse
Als dritte Intention hinter deiner Absage kann der Verlust des Interesses stecken. Du hast weder jetzt noch zukünftig Interesse an einer Mitarbeit beim einladenden Arbeitgeber.
Deine Absage sollte trotzdem freundlich und wertschätzend sein. In diesem Fall erwähnst du natürlich nicht, dass du dir eine spätere Zusammenarbeit vorstellen kannst.
Schlussbemerkung Interview absagen
Betreibe kein Arbeitgeber-Ghosting. Auf eine Einladung nicht zu antworten oder zu einem vereinbarten Termin kommentarlos nicht zu erscheinen, ist ein unhöfliches und unprofessionelles Verhalten.
Du musst absagen, wenn du ein Bewerbungsgespräch, Assessment-Center oder einen Einstellungstest nicht wahrnehmen willst oder kannst. Ein unentschuldigtes Fernbleiben sollte keine Option für dich sein.
