Der Job als Schulsekretärin ist überaus vielfältig und herausfordernd. Wenn du einen Verwaltungsberuf gelernt hast, dann sind deine Chancen auf einen Job als Sekretärin in einer Schule groß. Aber auch als Quereinsteigerin kannst du überzeugen. Hier geht es direkt zu den Mustern für eine Bewerbung als Schulsekretärin.
Inhaltsverzeichnis zu Bewerbung als Schulsekretärin
Welche Aufgaben übernimmt eine Schulsekretärin?
Die Aufgaben einer Schulsekretärin sind überaus vielfältig und umfangreich. Das macht den Reiz der Tätigkeit als Sekretärin im Sekretariat einer Schule aus.
Zu den wichtigsten Aufgaben zählen der Telefonverkehr und der Schriftverkehr per E-Mail und Post. So bearbeitet eine Schulsekretärin den gesamten Postverkehr einer Schule eigenständig. Bei Bedarf leitet sie die Schriftstücke und Dokumente an die zuständigen Personen in der Schule weiter.
Außerdem ist die Schulsekretärin für die Bearbeitung und den rechtzeitigen Versand von Schülerbriefen und Elternbriefen zuständig. Per Telefon und E-Mail nimmt sie Krankmeldungen der Lehrkräfte entgegen und vermerkt dies für die Erstellung des Vertretungsplans.
Des Weiteren führt eine Schulsekretärin den Terminkalender der Schulleitung, bearbeitet das Schülerverzeichnis und die Schulakten, erstellt Klassenlisten und aktuelle Statistiken zur Schülerschaft.
Zu den weiteren Aufgaben gehören die Rechnungsbearbeitung, die Verwaltung von Büromitteln und die Bestellung von Lern- und Lehrmitteln. Zudem verwaltet sie die Ablage und behält den Überblick über alle organisatorischen Geschehnisse in einer Schule.
Ohne eine professionelle und engagierte Schulsekretärin kommt einfach Sand ins Getriebe bei der Schulorganisation. Deswegen wirst du händeringend gebraucht.
Wo als Schulsekretärin arbeiten?
Als Schulsekretärin kannst du in jedem Schulsekretariat aller Schultypen arbeiten:
- Grundschule
- Gesamtschule
- Hauptschule
- Mittelschule
- Realschule
- Fachoberschule
- Fachgymnasium
- Gymnasium
- Berufsfachschule
- Berufsschule
- Förderschule
Welche Fähigkeiten sind als Schulsekretärin wichtig?
Aufgrund der Vielseitigkeit des Jobs in einem Schulsekretariat musst du als Schulsekretärin auch über viele wichtige Fähigkeiten verfügen. Auf zwei oder drei Fähigkeiten solltest du in deinem Bewerbungsschreiben mit Beispielen ausführlicher eingehen.
➤ #1 Organisationsfähigkeiten
Als Schulsekretärin musst du mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick haben, Prioritäten setzen und Zeitpläne effizient führen. Wenn deine organisatorischen Fähigkeiten hervorragend sind, dann erwähne dies in deinem Anschreiben () als Sekretärin in einer Schule und gebe ein relevantes Beispiel.
➤ #2 Kommunikationsfähigkeiten
Für eine Schulsekretärin ist eine effektive und verständliche Kommunikation essenziell. Denn sie muss wichtige Informationen mit Lehrkräften, Schülern, Eltern, der Schulleitung und weiteren Personen teilen. Daher kannst du in deiner Bewerbung als Schulsekretärin auf deine Erfahrungen in der kommunikativen Zusammenarbeit mit sehr verschiedenen Gruppen eingehen.
➤ #3 Technikkenntnisse
Als Schulsekretärin musst du selbstverständlich mit Computern, Software und weiteren modernen Technologien des Schul- und Verwaltungsalltags umgehen können. Wenn du über relevante Zertifizierungen und Weiterbildungen auf diesem Gebiet verfügst, dann gebe sie vor allem im Lebenslauf () an. Bei Bedarf kannst du die wichtigste Weiterbildung als Pluspunkt auch im Bewerbungsschreiben als Sekretärin einer Schule formulieren.
➤ #4 Zeitmanagement
Aufgrund der Anzahl und des Umfangs der anfallenden Aufgaben ist Zeitmanagement für einen Schulsekretär von entscheidender Bedeutung. Du musst vor allem auf Fristen achten und deine Zeit für Aufgaben so effektiv einteilen, dass du dein Aufgabenpensum bewältigen kannst. Wenn du Zeitmanagement zu deinen herausragenden Fähigkeiten zählst, dann gehe darauf mit einem Beispiel aus deiner beruflichen Laufbahn in deiner Bewerbung als Schulsekretärin ein.
➤ #5 Führungsqualitäten
Eine Schulsekretärin ist in einer Schule die erste Anlaufstelle für Anliegen aller Art und Probleme, obwohl sie nicht für alles zuständig ist. Dann muss eine Schulsekretärin Führungsqualitäten beweisen, Lösungen aufzeigen und auch die Bearbeitung von Anfragen delegieren. Wenn du schon Führungserfahrung im Sekretariat oder als Quereinsteigerin in anderen beruflichen Kontexten vorzuweisen hast, dann schreibe darüber in deinem Bewerbungsschreiben () als Schulsekretärin.
➤ #6 Detailgenauigkeit
Die Arbeit als Sekretärin in einem Sekretariat einer Schule erfordert eine gewisse Liebe zum Detail. Denn die Erstellung von Aufzeichnungen, die Einhaltung von Fristen, die Abrechnung von Etats und die tägliche Kommunikation müssen so exakt wie möglich durchgeführt werden. Deine Bewerbungsunterlagen als Schulsekretärin sowie deine Arbeitszeugnisse sind schon ein erster Beweis für deine Detailgenauigkeit.
➤ #7 Kenntnisse über Schulverwaltung
Wenn du über Kenntnisse über die Schulverwaltung verfügst, dann ist das ein großer Pluspunkt für dich. Denn es gibt unzähligen Schulvorschriften und Schulverfahren, deren Verständnis die Arbeit als Schulsekretärin stark vereinfacht. Als berufserfahrene Schulsekretärin kannst du in deinem Bewerbungsschreiben auf entsprechendes Fachwissen explizit hinweisen. Als Quereinsteigerin stellst du im Anschreiben als Alternative eher eine fachliche Verbindung zu ähnlichen Fachgebieten her, die du einwandfrei beherrschst.
Muster Bewerbung als Schulsekretärin mit Erfahrung im Schulsekretariat
Wenn du schon über berufliche Erfahrungen als Sekretärin in einer Schule verfügst, dann ist das natürlich vorteilhaft. Das folgende Muster für eine Bewerbung als Schulsekretärin ist eine Anregung für dich, wie du dein eigenes Anschreiben formulieren kannst.
Sehr geehrte Frau Koch,
Sie suchen eine engagierte Schulsekretärin, die selbstständig und gewissenhaft die administrativen und organisatorischen Arbeiten im Sekretariat Ihres Gymnasiums erledigt und durch Menschenkenntnis und Einfühlungsvermögen den Umgang mit Eltern, Schülern und Lehrern meistert. Als Schulsekretärin möchte ich die Schulleitung und die Lehrkräfte unterstützen und mit meinen umfangreichen Berufserfahrungen den reibungslosen Ablauf der Schulorganisation gewährleisten.
Als gelernte Bürokauffrau erledigte ich bereits in verschiedenen Bereichen die dazugehörigen berufsspezifischen Verwaltungsaufgaben. Zurzeit arbeite ich als Sekretärin in der Musikschule [Name] an den Standorten [Ort A] und [Ort B]. Dort bearbeite ich selbstständig und verantwortungsbewusst alle anfallenden Büroaufgaben: vom ersten Kundenkontakt über die Terminierung bis zum Vertragsabschluss. Dabei bin ich ständige Ansprechpartnerin unserer Vertragspartner, Lehrkräfte und Schüler. Da mir die Arbeit in einem Schulbetrieb vertraut ist, könnte ich bereits nach kurzer Einarbeitungszeit umfassend und qualifiziert die reibungslose Organisation Ihres Schulsekretariats übernehmen.
Meine bisherige Laufbahn hat mir gezeigt, dass meine Stärken in einem ausgeprägten Sinn für organisatorische und verwaltungstechnische Denkweisen liegen, wobei mir sowohl der Kontakt zu Menschen als auch die Arbeit im Team sehr wichtig sind. Hierbei profitiere ich insbesondere von meiner Kommunikationsstärke und der Fähigkeit, mich rasch auf unterschiedliche Situationen und Personenkreise einzustellen.
Neben Erfahrungen mit den Softwareprogrammen SAP und DATEV verfüge ich über ausgezeichnete Kenntnisse auf dem gesamten Gebiet des klassischen Office-Managements.
Gerne würde ich weiterhin in einer Schule tätig sein, da mich der Kontakt zu Kindern und Jugendlichen schon immer begeistert hat. Da ich aus privaten Gründen zum 1. Juni nächsten Jahres nach [Ort C] ziehe, sehe ich Ihr Stellenangebot als Schulsekretärin als perfekt für mich an. Wenn Sie an einer engagierten Schulsekretärin mit Erfahrung interessiert sind, die Ihren Schulbetrieb effektiv und lösungsorientiert organisiert, dann laden Sie mich bitte zu einem Bewerbungsgespräch ein.
Mit freundlichen Grüßen
Vorlage Bewerbungsschreiben Schulsekretärin (Quereinsteigerin)
Auch als Quereinsteigerin hast du Chancen auf einen Job als Schulsekretärin. Die Bewerberin des folgenden Bewerbungsschreibens hat zum Beispiel den Beruf der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten gelernt und schon viele Sekretariatsarbeiten durchgeführt. Nutze diese Vorlage für dein eigenes Bewerbungsanschreiben als Schulsekretärin.
Sehr geehrte Frau Arlt,
als gelernte Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte mit langjähriger Berufserfahrung und einer Rechtsfachwirtin-Weiterbildung bin ich mit Verwaltungsaufgaben in einem Sekretariat bestens vertraut. Ihr Stellenangebot als Schulsekretärin in Ihrer Gesamtschule spricht mich besonders an, da Sie eine intensive Einarbeitung bieten und Teamarbeit bei Ihnen oberste Priorität hat.
Während meiner beruflichen Laufbahn habe ich in verschiedenen Anwaltskanzleien gearbeitet. Neben den allgemeinen Sekretariatsarbeiten gehörten vor allem das Schreiben nach Diktat, die eigenständige Aktenbearbeitung der Wiedervorlagefristen und der Posteingänge sowie die Bearbeitung des Mahn- und Zwangsvollstreckungsverfahrens zu meinem Aufgabengebiet. Gleichzeitig war ich im Empfangsbereich tätig und für die Telefonannahme sowie für den Mandantenempfang zuständig.
Mit meinen beruflichen Erfahrungen und meinem hohen Engagement möchte ich als Schulsekretärin dazu beitragen, dass die Schulleitung den Schulalltag und die verwaltungstechnischen Angelegenheiten möglichst effizient organisieren kann. Aufgrund meiner schnellen Auffassungsgabe und „Learning by Doing“ bin ich in der Lage, mich sehr schnell in neue Tätigkeitsfelder einzuarbeiten und nach kurzer Zeit selbstständig zu arbeiten. Besonders in den Bereichen der Schulvorschriften und Schulverfahren werde ich mir schnell das notwendige Fachwissen aneignen.
Nach meiner Elternzeit und dem Umzug nach [Ort] suche ich nun den Wiedereinstieg in das Berufsleben und zugleich eine neue Herausforderung für meinen beruflichen Weg. Die Betreuung meiner beiden Kinder ist durch Kita und Großeltern abgesichert.
Wenn Sie eine erfahrene und engagierte Mitarbeiterin für die perfekte Organisation Ihres Schulsekretariats benötigen, dann freue ich mich über Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Schlussbemerkung zur Bewerbung als Schulsekretärin
Der Beruf als Schulsekretärin bietet dir einen vielfältigen Aufgabenbereich. Du hast sowohl als berufserfahrene Sekretärin als auch als Quereinsteigerin Chancen auf einen Job als Schulsekretärin.
Aber beachte, dass bei einer ausgeschriebenen Stelle häufig zuerst Bewerber mit verwaltenden Berufen bevorzugt werden. Aber als Quereinsteigerin solltest du dich natürlich trotzdem bewerben.
Wenn du im Bewerbungsschreiben eine Verbindung zwischen deinen bisherigen Aufgaben und den Anforderungen der Stelle als Schulsekretärin herstellen kannst, dann bist du auf dem richtigen Weg.
