Arbeitszeugnis => 10 wichtige Tipps für Arbeitnehmer 📌

Arbeitszeugnisse spielen im Bewerbungsprozess eine sehr wichtige Rolle. Ein schlechtes oder ein mangelhaft ausgestelltes Arbeitszeugnis in einer verschlüsselten Zeugnissprache kann die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, Assessment-Center oder Einstellungstest verhindern. Deshalb solltest du am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses immer darauf achten, dass der Arbeitgeber ein gesetzeskonformes und möglichst qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellt. Denn nur so erhalten die potenziellen Arbeitgeber ein adäquates Bild deiner Aufgaben, deiner Leistungen und deines Verhaltens bei früheren Anstellungen.

Das musst du wissen: 10 grundlegende Tipps zu jedem Arbeitszeugnis

➤ 1. Anspruch

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus den gesetzlichen Regelungen in § 630 BGB und § 109 GewO bzw. in § 16 BBiG (für Ausbildungsverhältnisse). Es ist dabei unerheblich, wie lange das Beschäftigungsverhältnis dauerte.

➤ 2. Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis

Generell sind anfangs zwei Arten von Arbeitszeugnissen zu unterscheiden: einfaches Arbeitszeugnis und qualifiziertes Arbeitszeugnis. Gemäß § 630 BGB und § 109 Gewerbeordnung ergibt sich die Pflicht des Arbeitgebers, dem ausscheidenden Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis über die Dauer und die Art des Arbeitsverhältnisses zu erstellen. Dieses nennt sich dann einfaches Arbeitszeugnis.

Darüber hinaus kann der Mitarbeiter ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen, sodass zum Arbeitszeugnis-Inhalt auch Leistung, Verhalten und Führung gehören.

➤ 3. Aufforderung

Arbeitnehmer sollten ihren Arbeitgeber immer schriftlich auffordern, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Diese Aufforderung sollte auch enthalten, ob ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis gewünscht wird.

➤ 4. Holschuld

Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, sein Arbeitszeugnis abzuholen. Der Arbeitgeber ist dagegen verpflichtet, es zum entsprechenden Zeitpunkt (letzter Tag des Beschäftigungsverhältnisses) auch bereitzuhalten.

Allerdings gibt es hinsichtlich der Holschuld Ausnahmen, wenn beispielsweise die Abholung unverhältnismäßig ist oder der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis nicht rechtzeitig erstellt hat.

➤ 5. Firmenpapier

Das Arbeitszeugnis muss auf offiziellem Firmenpapier erstellt werden. Dabei ist das Anschriftenfeld nicht auszufüllen.

➤ 6. Form

Das Arbeitszeugnis wird in schriftlicher Form erteilt: in Computerschrift und nicht handschriftlich. Ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form ist nicht zulässig. Ein Arbeitszeugnis darf vom Arbeitgeber gefaltet werden, sofern es sich dann noch ohne Sichtbarkeit der Faltungsknicke kopieren lässt.

➤ 7. Ausstellungsdatum

Aufgrund des Grundsatzes der wohlwollenden Zeugniserstellung muss bei einer „ordentlichen“ Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses das Ausstellungsdatum mit dem Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses übereinstimmen.

Das gilt auch für berichtigte oder für verzögert erteilte Arbeitszeugnisse. Bei einem Zwischenzeugnis lässt sich das Ausstellungsdatum dagegen nicht negativ interpretieren und ist daher frei wählbar.

➤ 8. Umfang

Ein Arbeitszeugnis kann im Normalfall bis zu zwei Seiten umfassen. Bei langen Beschäftigungsverhältnissen mit umfangreichen Tätigkeits- und Verantwortungsbereichen kann ein Arbeitszeugnis auch bis zu vier Seiten umfassen.

➤ 9. Unterschrift

Das Arbeitszeugnis muss selbstverständlich unterschrieben werden; und zwar handschriftlich von einem Vorgesetzten. Der konkrete Unterzeichner muss identifizierbar sein, sodass die Namensangabe zusätzlich auch in Maschinenschrift erfolgen sollte. Außerdem ist die Angabe der Funktion des Unterzeichners ratsam.

➤ 10. Aufbewahrung

Ein Arbeitszeugnis muss sehr pfleglich behandelt und aufbewahrt werden, sodass es auch nach Jahren keine Knicke und Flecken enthält und in einem Vorstellungsgespräch als Originaldokument vorgezeigt werden kann.

Weitere Tipps zum Arbeitszeugnis:

Essenzielle Kriterien für die Arbeitszeugnis-Erstellung

Der Inhalt eines Arbeitszeugnisses muss vor allem vollständig, verständlich, wahrheitsgemäß und dabei wohlwollend sein. Diese Kriterien ermöglichen ein weites Feld für Formulierungen, sodass Arbeitsgerichte immer wieder zwischen den beteiligten Parteien vermitteln müssen.

Der Arbeitgeber ist prinzipiell dazu verpflichtet, alle wesentlichen Fakten zur Beurteilung des Mitarbeiters in das Arbeitszeugnis aufzunehmen und somit zukünftige potenzielle Arbeitgeber über die Leistungen und Eigenschaften der ausscheidenden Mitarbeiterin zu informieren. Der Interpretationsspielraum von Beurteilungen ergibt sich dadurch, wie bestimmte Leistungen behandelt, gewichtet und benotet werden.

Da ein Arbeitszeugnis für zukünftige Arbeitgeber eine Entscheidungsgrundlage für die Einstellung neuer Mitarbeiter darstellt, darf der alte Arbeitgeber wesentliche Punkte des Arbeitsverhältnisses nicht verschweigen. Dies betrifft vor allem negative Vorkommnisse. Diese dürfen weder weggelassen noch unzutreffend beschrieben werden. Außerdem sind widersprüchliche, verschlüsselte oder doppelbödige Formulierungen im Arbeitszeugnis nicht zulässig.

Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses mit Wohlwollen beinhaltet also nicht das Verbot einer negativen Beurteilung, da ein Arbeitszeugnis der Wahrheit entsprechen muss. Allerdings sind negative Leistungen und Eigenschaften in einer adäquaten Weise in das Arbeitszeugnis aufzunehmen. Darüber hinaus beinhaltet die Wahrheitspflicht auch, dass es im Arbeitszeugnis keine Auslassungen geben darf, wo positive Hervorhebungen erwartet werden.

Denke schon bei der Einstellung an das zukünftige Arbeitszeugnis

Die meisten Arbeitnehmer machen sich erst dann Gedanken über ein gutes bis sehr gutes aussagekräftiges Arbeitszeugnis, wenn sie sich bewerben wollen. Dann ist es aber häufig zu spät, ein durchschnittliches, schlechtes oder unvollständiges Arbeitszeugnis ändern zu lassen.

Deshalb solltest du dazu übergehen

➤ Feedback durch Mitarbeitergespräche

Durch solche Mitarbeitergespräche erhältst du ein Feedback über deine eigene Arbeitsleistung vom Arbeitgeber. Halte dieses Feedback immer schriftlich fest und lasse es in deiner Personalakte vermerken. Diese Mitarbeitergespräche sind dann eine wichtige Grundlage für die spätere Zeugniserstellung. Ein Arbeitgeber kann dich später in Arbeitszeugnissen nicht schlechter als in den Mitarbeitergesprächen bewerten.

Ob es solche regelmäßigen Mitarbeitergespräche gibt, kannst du schon im Vorstellungsgespräch erfragen. Wenn es solche Mitarbeitergespräche nämlich nicht gibt, dann kann das ein Anzeichen dafür sein, dass der Arbeitgeber die Themen Personalentwicklung und Mitarbeiterzufriedenheit nicht so stark priorisiert.

➤ Ausgestellte Arbeitszeugnisse zeitnah überprüfen

Des Weiteren solltest du jedes Arbeitszeugnis überprüfen: auf Codes, Richtigkeit, Interpretationsspielräume, fehlende Angaben, Plausibilität und Geheimsprache. Lasse das Arbeitszeugnis daher auch von anderen Personen gegenlesen. Wenn in deiner Branche das Arbeitszeugnis eine hohe Bedeutung hat, dann nimm eine professionelle Arbeitszeugnisbewertung in Anspruch.

Wenn du mit Formulierungen im Arbeitszeugnis nicht einverstanden bist und die Frist für Änderungswünsche noch nicht verstrichen ist, dann suche den Arbeitgeber zu einem Gespräch auf, um dir die strittigen Formulierungen erklären zu lassen.

Falls du danach immer noch nicht mit den verwendeten Formulierungen einverstanden bist, schlage alternative Sätze vor, die deiner Meinung nach der Wahrheit entsprechen. Dass du diese Formulierungsvorschläge für eine Änderung deines Arbeitszeugnisses machst, ist sehr wichtig. Du kannst sogar anbieten, das gesamte Arbeitszeugnis selbst zu formulieren.

➤ Regelmäßig Zwischenzeugnisse anfordern

Während eines befriedigenden Beschäftigungsverhältnisses denkst du vielleicht noch nicht an den nächsten Jobwechsel. Aber ein Bewerbungsprozess kann schneller erforderlich sein, als du denkst. Dann ist es immer gut, schon ein aktuelles Zwischenzeugnis den Bewerbungsunterlagen beilegen zu können. Deshalb fordere vom Arbeitgeber die Ausstellung von Zwischenzeugnissen an, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Geheimsprache in Arbeitszeugnissen

Die Frage hinsichtlich einer Geheimsprache bzw. diversen Geheimcodes in Arbeitszeugnissen ist etwas obskur, denn es sind unzählige Bücher über dieses Thema geschrieben worden. So kann die Annahme eines Geheimnisses schon alleine aus diesem Grund so nicht mehr aufrechterhalten werden.

Außerdem suggeriert diese Vorstellung, dass es wirklich geheime Absprachen zwischen Arbeitgebern geben würde. Da viele Arbeitgeber sich selbst in dieser angeblichen Geheimsprache gar nicht auskennen, steht die Vorstellung einer Geheimsprache eher auf tönernen Füßen.

Und diejenigen Arbeitgeber, die sich auszukennen scheinen, liegen in ihrer Verknüpfung zwischen einer subjektiven Beurteilung des Arbeitnehmers und der Ableitung entsprechender Formulierungen sehr oft daneben. Viele typische “Fehler” bei der Arbeitszeugniserstellung entstehen eher aus Unwissen.

Wenn du dich aber auf die Geheimsprache und Geheimcodeseinlassen und an ihre Wirkung glauben willst, dann solltest du die wichtigsten Punkte kennen. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Formulierungen sind allerdings häufig nur sehr gering, sodass sogar Arbeitszeugnisexperten über viele Bewertungen kein einwandfreies Urteil abgeben können.

Folgende Sachverhalte und Formulierungen können ein Anzeichen dafür sein, dass eine negative Bewertung verschlüsselt wird:

Bewerbung mit einem „schlechten“ oder einem noch nicht ausgehändigten Arbeitszeugnis

Viele Bewerber bemerken erst nach einiger Zeit, dass ein ausgestelltes Arbeitszeugnis nicht den gängigen Ansprüchen entspricht und unter Umständen eine nur durchschnittliche oder unterdurchschnittliche Gesamtbewertung enthält.

Außerdem kommt es häufig vor, dass Arbeitgeber sich mit der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses gesetzeswidrig Zeit lassen. In einigen Fällen verzögern Arbeitgeber den Prozess der Arbeitszeugnis-Erstellung auch bewusst, um dem Arbeitnehmer zu schädigen.

Prinzipiell kannst du bei der Auswahl deiner Arbeitszeugnisse für die Bewerbungsunterlagen frei entscheiden. Denn du brauchst nicht alle Arbeitszeugnisse deines gesamten Berufslebens mitschicken.

Bei der Auswahl solltest du dich an folgenden Kriterien orientieren: Je länger ein Beschäftigungsverhältnis zurückliegt, je kürzer es dauerte und je weniger vergleichbar es mit den Aufgaben der angestrebten Stelle ist, desto eher musst du das betreffende Arbeitszeugnis dafür nicht mitschicken.

Denn es geht beim Bewerben nicht in erster Linie um das Beweisen des Lebenslaufes, sondern um die Darstellung deiner Qualifikationen, deiner Berufserfahrungen und deines Fachwissens. Für ein Vorstellungsgespräch solltest du allerdings alle verfügbaren Arbeitszeugnisse mitbringen, um sie bei Bedarf vorzuzeigen.

Wenn du die letzten drei aktuellen Arbeitszeugnisse mitschickst, dann wird kein vernünftiger Arbeitgeber dir unterstellen, etwas verschweigen zu wollen. Wenn dir das Arbeitszeugnis aus dem letzten Beschäftigungsverhältnis noch fehlt, dann mache dazu im Lebenslauf eine kurze Bemerkung, dass das Arbeitszeugnis nachgereicht werden kann. Im Artikel Bewerbung ohne Arbeitszeugnis findest du dazu noch weitere hilfreiche Tipps.

Schlussbemerkung zum Arbeitszeugnis

Zu jeder Bewerbung gehören Arbeitszeugnisse, die etwas über die Leistungsbereitschaft, die Leistungsfähigkeit und das Verhalten des Bewerbers in früheren Beschäftigungsverhältnissen aussagen.

Aus einem Arbeitszeugnis kann der potenzielle Arbeitgeber wichtige Schlussfolgerungen ziehen. So kann er besser nachvollziehen, ob der Bewerber aufgrund der bisher durchgeführten Arbeiten und der entsprechenden Beurteilung in der Lage ist, den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle zu entsprechen.

Falls du noch weitere Fragen zum Arbeitszeugnis hast, dann schreibe einen Kommentar oder einen Beitrag im Bewerbungsforum in der Rubrik Zeugnisse und Nachweise.