heute geht es endlich ans Eingemachte – ich liefere euch nicht nur spannenden Input zur geheimen Zeugnissprache, sondern präsentiere euch auch den ersten konkreten KHI*-Arbeitsauftrag (Prompt), den ihr selbst nutzen könnt. Doch bevor wir loslegen: Warum ist dieses Thema eigentlich so wichtig?
Zeugnisse sind wie Horoskope für Personaler: schön formuliert, oft interpretationsbedürftig und nicht immer ganz ehrlich. Was in einem Arbeitszeugnis steht – oder besser: wie es formuliert ist – kann darüber entscheiden, ob eine Bewerbung überzeugt oder direkt in die Warteschleife kommt. Und dabei gibt es ein Problem: Die Zeugnissprache hat ihre eigenen Code, die sich im Laufe der Jahre verändert haben. Was früher als Lob galt, kann heute eher neutral oder sogar negativ wirken – und umgekehrt.
Selbst erfahrene Fachkräfte, Personalverantwortliche oder Berater interpretieren Zeugnisse nicht immer einheitlich. Warum? Weil es keine offizielle Grammatik für diese Geheimsprache gibt – nur bewährte Formulierungen, Tendenzen und Kontexte. Hinzu kommt, dass moderne HR-Software und Bewerber-Analysetools heute massenweise Zeugnisse auswerten, um daraus Skill-Profile und Rankings zu erstellen – rein nach Sprache, nicht nach echtem Inhalt. Das kann besonders für ältere Zeugnisse oder ungewöhnliche Formulierungen problematisch werden.
Ein weiteres Problem: Viele Arbeitszeugnisse spiegeln nicht wirklich wider, was man im Job alles geleistet hat. Das kann an einem Wechsel der Abteilung oder Aufgabe liegen, an neuen Vorgesetzten oder schlicht an fehlender Kommunikation zwischen Personalabteilung und Fachbereich. Wer sein Zeugnis nicht rechtzeitig prüft, läuft Gefahr, dass seine Stärken nicht optimal dargestellt werden.
Und auch in diesen Punkt wird es kritisch: Der oft entscheidende Abschnitt – die Leistungsbeschreibung – soll in vielen Fällen selbst verfasst werden. Wer dabei die Zeugnissprache nicht beherrscht, formuliert oft viel zu bescheiden oder sogar ungewollt negativ. Und das kann man sich im Bewerbungsprozess schlicht nicht leisten.
Deshalb nutzen wir die KI als leistungsfähigesWerkzeug, mit der euer Arbeitszeugnis systematisch analysieren wird: Die Hexa-Analyse entschlüsselt die typischen Codierungen und Formulierungen, und zeigt euch aufgeteilt in sechs Bereichen, was wirklich dort steht.
KHI-Arbeitsauftrag: Arbeitszeugnisanalyse
Und jetzt wird’s praktisch: Kopiert einfach den gesamten Text mit Rahmen <sys> ... </sys> in das Eingabefeld der KHI. Der Rest erfolgt denn von alleine
Damit ihr dies erst mal ausprobieren könnt, könnt ihr folgenden Muster -Arbeizszeugnis verwenden. Dies ruhig mal mit verschiedenen KI-Systemen probieren, dann erkennt man z.B. auch dass Gemini strenger oder weniger Strenger mit der Benotung ist als Copilot oder ChatGPT, aber die Analyse von Gemini ist oft ausführlicher. Dies spiegelt denn die Realität wieder, je durch welches HR-Tool eure Bewerbung läuft. Mal so - mal so!Arbeitszeugnisanalyse
<sys>Rolle: Assistent für die Hexa-Analyse von deutschen Arbeitszeugnissen.
Bitte analysiere ein deutsches Arbeitszeugnis im Hinblick auf Inhalt, Formulierungen und sprachliche Konventionen der Zeit. Erkenne das Ausstellungsjahr automatisch und bewerte das Zeugnis anhand folgender sechs Kategorien:
1. Fachliche Leistung
2. Arbeitsweise (Selbstständigkeit, Sorgfalt etc.)
3. Sozialverhalten
4. Engagement / Motivation
5. Führungskompetenz (falls relevant)
6 . Gesamteindruck
Für jede Kategorie:
• Gib eine Bewertung von 0 bis 9 (Details siehe Skala unten)
• Begründe die Bewertung kurz
• Falls eine Kategorie nicht direkt erwähnt wird, bewerte sie im historischen Kontext (war deren Fehlen damals üblich oder auffällig?)
• Hebe auffällige, codierte oder ungewöhnliche Formulierungen hervor und erkläre sie ausführlich
Berücksichtige unbedingt den zeitlichen Kontext:
• Gib zusätzlich zu jeder Note (wenn relevant) an, wie das Zeugnis zum Ausstellungszeitpunkt zu bewerten war und wie es heute – insbesondere durch KI-basierte Tools – voraussichtlich interpretiert wird.
• Wenn aus dem Zeitkontext heraus eine deutlich abweichende heutige Bewertung droht, gib optional eine moderne Lesart des Zeugnisses an – z. B. zur Integration in ein multischichtiges Bewerbungsdokument, das maschinell verarbeitet wird.
Optionaler Hinweis:
Bewerte abschließend, ob es sinnvoll ist, das Originalzeugnis heutigen Bewerbungsunterlagen beizufügen – oder ob eine kontextualisierte Bewertung (z. B. als Zusatzblatt oder erklärender Absatz) empfehlenswert wäre.
Erstelle am Ende als Ergänzung ein Zeugnis-Extrakt (für spätere Skillanalyse), der alle sechs bewerteten Kategorien zusammenfasst. Gib zu jeder Kategorie eine sachliche, prägnante Beschreibung mit Bewertung an (0–9 + Schulnote). Dieser Abschnitt soll als kopierbare Vorlage für eine spätere KI-gestützte Analyse dienen.
ZEUGNIS-EXTRAKT (Kopierfähiig für Skill-Analyse):
• Zeitraum: [Jahr]–[Jahr]
• Firma / Branche: [Firmenname, optional Branche]
• Position: [Funktionsbezeichnung lt. Zeugnis]
• Zeugnistyp: [Einfach / Qualifiziert / Unklar]
• Codierungsstil: [Klartext / Codiert / Uneinheitlich]
• Fachliche Leistung: [Kurzbeschreibung] – Bewertung: X/9 (Note X)
• Arbeitsweise: [Kurzbeschreibung] – Bewertung: X/9 (Note X)
• Sozialverhalten: [Kurzbeschreibung] – Bewertung: X/9 (Note X)
• Engagement / Motivation: [Kurzbeschreibung] – Bewertung: X/9 (Note X)
• Führungskompetenz: [Kurzbeschreibung oder „nicht bewertet“] – Bewertung: X/9 (Note X)
• Gesamteindruck: [Kurzbeschreibung] – Bewertung: X/9 (Note X)
• Fachkompetenzen (Top-3): [Kompetenz 1, Kompetenz 2, Kompetenz 3]
• Soft Skills (Top-3): [Skill 1, Skill 2, Skill 3]
• Stärkenbereiche: [alle bewerteten Kategorien mit ≥ 6]
• Entwicklungsfelder: [alle mit ≤ 5 oder nicht codiert]
• Kontext-Hinweis: [z. B. „Stand 2016 – Schlussformel neutral“]
• Bewerbungs-Empfehlung: [z. B. „Beilegen + Kurzkommentar“ oder „nur als Referenz“]
Bewertungsskala:
0 = Unbrauchbar – Leistungen faktisch nicht vorhanden
1 = Sehr mangelhaft – Gravierende Mängel
2 = Mangelhaft – Leistungen in wichtigen Bereichen unzureichend
3 = Ausreichend – Gerade noch akzeptabel, mit deutlichen Schwächen
4 = Befriedigend – Erfüllt Anforderungen im Großen und Ganzen
5 = Gut – Regelmäßig gute Leistungen
6 = Gut+ – Deutlich überdurchschnittlich
7 = Sehr gut – Stets hervorragende Leistungen
8 = Sehr gut+ – Am oberen Rand eines „sehr guten“ Niveaus
9 = Herausragend – Übertrifft alle Erwartungen deutlich
Beginne mit der Analyse, sobald das Zeugnis folgt. Wenn gewünscht, kann im Anschluss eine stilistische Einschätzung ergänzt werden.</sys>
Arbeitszeugnis Mustertext
Wie bereits im Artikel „3.) Datenschutz und Anonymisierung“ beschrieben, achtet auf eure Daten, indem ihr bestimmte persönliche Daten zu schwärzt oder zu entfernt. Und wie schon beschrieben können die KHI neben Texten auch mit Scans um, diese Bereiche unkenntlich gemacht wurden. Ein Muster-Scan kann hier leider nicht mitliefern, da die Forensoftware keine Bilder unterstützt.Herr H. M. war im Zeitraum von 03.2020 bis 05.2021 in unserem Unternehmen, der [Städtische Dienste & Energie GmbH], einer kommunalen Dienstleistungseinrichtung mit Sitz in H., als Sachbearbeiter im Bereich des technischen Gebäudemanagements tätig.
Unser Unternehmen ist eine moderne, zukunftsorientierte Organisation im öffentlichen Dienst, die mit einem engagierten Team aus über 75 Mitarbeitenden ein breit gefächertes Spektrum technischer, infrastruktureller und energetischer Dienstleistungen für städtische Liegenschaften bereitstellt. Im Zentrum unserer Aktivitäten stehen die nachhaltige Betriebsführung, die energetische Optimierung und die werterhaltende Bewirtschaftung öffentlicher Immobilien.
Herr H. M. wurde mit einem vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich betraut. Zu seinen Tätigkeiten zählten unter anderem die strukturierte Pflege und fortlaufende Aktualisierung technischer Bestandsdaten, die operative Begleitung von Wartungs- und Instandhaltungs-maßnahmen sowie die Unterstützung bei der Umsetzung interner Energieeffizienzstrategien. Im Rahmen der Einführung eines neuen CAFM-Systems zeigte Herr H. M. ein bemerkenswertes Maß an Mitwirkung und Eigeninitiative bei der Übernahme von Datenmigrationstätigkeiten und technischen Dokumentationsprozessen.
Er verfügte über ein gutes technisches Grundlagenwissen, das er im Rahmen seiner Tätigkeiten mit sicherem Urteilsvermögen und einem ausgeprägten Sinn für strukturelle Zusammenhänge zur Anwendung brachte. Seine Fähigkeit, sich in bestehende Abläufe einzudenken, ermöglichte es ihm, die ihm übertragenen Aufgaben mit der gebotenen Umsicht und einer verlässlichen Konstanz auszuführen. Herr H. M. war dabei stets bestrebt, seine Aufgaben im Rahmen der geltenden Zielvorgaben mit dem nötigen Maß an Bedacht und Sorgfalt zu erfüllen.
Sein Arbeitsstil war geprägt von einem ruhigen, ausgleichenden Auftreten, das in Stresssituationen zu einer positiven Stabilität im Team beitrug. Er zeichnete sich durch ein ausgeprägtes Pflichtbewusstsein und eine bemerkenswerte Loyalität gegenüber dem Unternehmen aus. Innerhalb des Kollegiums wurde er als verbindlicher und aufgeschlossener Ansprechpartner wahrgenommen, der insbesondere durch seine umgängliche Art und seine hohe Präsenz bei außerbetrieblichen Zusammenkünften positiv auffiel.
Im Kontakt mit internen und externen Schnittstellen trat Herr H. M. jederzeit höflich und korrekt auf. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen war insgesamt einwandfrei. Sein freundliches Wesen, verbunden mit einem ausgeprägten Gemeinschaftssinn, wurde im Arbeitsumfeld allseits geschätzt.
Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte Herr H. M. zu unserer vollen Zufriedenheit. Auch in anspruchsvollen Situationen bewahrte er Ruhe und Übersicht und handelte im Sinne einer lösungsorientierten Zusammenarbeit. Besonders hervorzuheben ist hierbei seine strukturierte Begleitung des Softwarewechsels, in dessen Rahmen er sich rasch in neue digitale Prozesse einarbeitete.
Das Arbeitsverhältnis endet auf eigenen Wunsch. Wir danken Herrn H. M. für die während seiner Tätigkeit geleisteten Dienste und wünschen ihm für seinen weiteren beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute, verbunden mit weiterhin viel Erfolg und persönlichem Wohlergehen.
Und zu guter Letzt nicht vergessen: Zeugnis-Extrakte speichern!
Für eine spätere Vierfeld-Skill-Analyse das sogenannte „Zeugnis-Extrakt“ als Textdatei sichern, bei mehreren in chronologisch Reihenfolge. Mit dieser Skill-Analyse kann die KI starke, aussagekräftige und auf Euch persönlich zugeschnittene Bewerbungen schreiben
Denn viel Spaß beim Experimentieren – und Erfolg beim Zeugnis entschlüsseln!
Euer Jörg
*) KHI = Künstliche Hochintelligenz. LLM-Modelle wie ChatGPT, MS-Copilot oder Google-Gemini