Bewerbungen schreiben mit KI! - 3.) Datenschutz und -anonymisierung

[Alter60]

Moin zusammen,
diesmal geht es um etwas sehr Wichtiges: Eure Daten. Wer mit KI, WhatsApp oder Foren arbeitet, sollte wissen, welche Spuren er dabei hinterlässt – und was dies im Zweifel bedeuten kann.
Und ja, wir leben in einer Zeit, in der viele Menschen ihre Lebensläufe, Zeugnisse und Bewerbungsunterlagen bedenkenlos in öffentlichen Gruppen oder Foren posten. Bitte nicht! Was einmal öffentlich ist, bleibt es oft – und moderne HR-Tools durchsuchen genau solche Quellen. Im schlimmsten Fall schadet ihr euch selbst.

Deshalb geht es heute um Fragen wie:
Was gebe ich preis? Was sollte ich anonymisieren? Und welche Daten benötigt die KI von mir, die mir helfen soll, wirklich?

Was passiert mit meinen Daten – und wo?
Die meisten von uns nutzen täglich verschiedenste digitale Dienste: Messenger, Suchmaschinen, KI-Anwendungen – manche kostenlos, manche im System integriert. Doch kostenlos ist selten wirklich kostenlos: Der Preis der Nutzung sind unsere Daten – und damit sollten wir geizen!

Ein Beispiel: WhatsApp, betrieben von Meta (Facebook), ist auf fast jedem Handy installiert. Zwar werden die Inhalte eurer Chats nicht mitgelesen, aber sogenannte Metadaten gesammelt: also wer, wann, wie oft und mit wem kommuniziert. Diese Informationen sind wertvoll – für Werbung, für Analysen, für das Geschäftsmodell. Man kann sich fragen, warum der Konzern wohl Meta genannt wurde.

Auch bei Suchmaschinen wie Google oder Bing werten Suchverläufe, Klicks, Interessen und weiteres aus, um evtl. passende Werbung zu schalten. Daten sind deren Kapital!

Und wie ist das mit der KI?
Gute Frage. Auch KI-Modelle wie ChatGPT, Copilot oder Gemini arbeiten mit den Eingaben, die wir machen. Dabei gilt:
• In der kostenlosen Version werden Anfragen in der Regel zur Verbesserung der Modelle verwendet – auch wenn man den Verlauf später löscht.
• Bei Bezahlversionen kann man oft in den Einstellungen verhindern, dass die Eingaben zum Training genutzt werden.
• Wo genau die Daten landen, bleibt oft unklar. Viele Server stehen in den USA oder weltweit verteilt – außerhalb der EU-Datenschutzregeln.

Kurz gesagt: KI ist kein privates Notizbuch. Wer also sensiblen Text wie komplette Lebensläufe, Arbeitgebernamen oder Adressen eingibt, sollte sich bewusst sein, dass diese Daten nicht vollständig unter eigener Kontrolle bleiben.

Was darf rein – was muss raus?
Die KI braucht natürlich bestimmte Inhalte, um Analysen durchzuführen – aber nicht alle Originaldaten sind dafür wichtig.

Persönliche Informationen kannst du bedenkenlos schwärzen oder durch Platzhalter ersetzen.
Was du auf jeden Fall anonymisieren oder weglassen solltest:
• Das komplette Adressfeld (Adresse, Telefonnummer, E-Mail): am besten gar nicht mitkopieren oder vollständig schwärzen.
• Dein voller Name: die Anfangsbuchstaben reichen der KI völlig aus.
• Geburtsdatum in Lebenslauf oder Zeugnis: das Geburtsjahr ist für eine korrekte Skill-Analyse hilfreich, das genaue Datum ist nicht notwendig.
• Firmenname und genaue Abteilungen: Wenn aus dem Namen auf die Branche geschlossen werden kann, reicht ggf. eine Teilschwärzung oder ein neutraler Platzhalter wie [Branche]. Das gilt auch für Lebensläufe.
• Namen von Vorgesetzten oder Kollegen: auch hier bitte nur Anfangsbuchstaben verwenden oder komplett entfernen.
• Unterschriften: am besten ganz weglassen oder unkenntlich machen.

Damit die KI eine aussagekräftige Analyse liefern kann, braucht sie folgende Informationen:
• Zeitliche Einordnung: z. B. „von März 2018 bis Mai 2020“. Die Jahresangabe reicht meist aus, bei kürzeren Beschäftigungen auch mit Monat.
→ Wichtig: Ein Beschäftigungszeitraum allein reicht nicht – das Jahr der Zeugnisausstellung muss ebenfalls mit angegeben werden. Nur so kann die KI die Inhalte im zeitlichen Kontext richtig bewerten.
• Die komplette Einleitung im Zeugnis
• Die Tätigkeitsbeschreibung mit Bewertung der Leistung
• Die Bewertung des Sozialverhaltens (z. B. Teamarbeit, Führung)
• Die Schlussformel – diese enthält oft verdeckte Botschaften

Für die spätere Skill-Matrix sind zusätzlich wichtig:
• Konkrete Fachbegriffe, Programme, Methoden, Tools (z. B. SAP, AutoCAD, KI-Prompting, Projektmanagement)
→ Wenn diese nicht im Zeugnis stehen, werden sie dort separat abgefragt.

Fazit: Die KI braucht Inhalte – keine Identitäten.
Sei bitte auch fair gegenüber anderen: Anonymisiere konsequent auch die Namen von Vorgesetzten oder Kollegen. Nur so arbeitest du verantwortungsvoll mit KI und schützt dich selbst und andere.

Wie anonymisiere ich meine Unterlagen?
Grundsätzlich hast du zwei Möglichkeiten, deine Unterlagen zu anonymisieren:

1) Text aus PDF oder Textdokument weiterverarbeiten
Die einfachste Methode ist das Herauskopieren des Textes aus dem PDF – zum Beispiel aus einem Zeugnis – und das Weiterverarbeiten in einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word, LibreOffice oder Google Docs).

Achtung: Bei neueren Adobe Acrobat Reader-Versionen funktioniert das Kopieren des Textes nur noch mit der kostenpflichtigen Pro-Version.
→ Pro-Version bedeutet ein kostenpflichtiges Abonnement, das sich automatisch verlängert = Abo-Falle!
Alternative: Besorge dir entweder eine ältere Acrobat-Version (bis Version 2017 oder 2020) oder verwende einen alternativen PDF-Reader, der das auch kostenlos oder gegen Einmalzahlung kann.

Vorgehen bei der Textbearbeitung:
• Kopiere den Text aus dem PDF und füge ihn in dein Textprogramm ein.
• Nutze die Suchen-und-Ersetzen-Funktion, um persönliche Daten wie Name, Adresse, Firma usw. schnell zu anonymisieren.
• Entferne Anschriftenfeld und Unterschriften manuell.
• Speichere das anonymisierte Dokument unter einem neuen Namen.

Lebenslauf anonymisieren:
Hier gelten die gleichen Regeln – aber besonders wichtig:
• Wenn aus dem Firmennamen die Branche hervorgeht, ersetze ihn durch eine neutrale Branchenbezeichnung:
z. B. „Raiffeisenbank“ → „Geldinstitut“,
„Holstein-Bau-Kontor“ → „Bauträgergesellschaft“.
• Beschäftigungszeiten bitte auf Jahre reduzieren, bei kürzeren Jobs auch mit Monat.

2) Zeugnisse als Bild bearbeiten
Heutige KI-Systeme haben kein Problem damit, Texte aus Bildern zu lesen – ein abfotografiertes Zeugnis funktioniert also auch. Aber: Auch hier müssen die persönlichen Daten geschwärzt werden.

Am Handy ist das mit dem Finger oft eine nervige Fummelarbeit – am Rechner geht’s viel besser.

So geht’s:
• Scanne dein Zeugnis am besten mit einem Scanner ein.
→ Empfohlene Einstellungen: 600 dpi, Schwarz-Weiß. Das reicht völlig.
→ Farbscans (24-Bit) sind zwar hübscher, aber machen die Datei unnötig groß (> 100 MB!). Und diese Größe schluckt die KI nicht unbedingt.
• Am Windows-PC nutze zum Bearbeiten lieber Paint.NET als das Standard-Paint.
Das Programm ist kostenlos, benutzerfreundlich und bietet viele weitere praktische Funktionen, z. B. Schwärzen, Zuschneiden, Farbkorrekturen.
(Wird zwar nicht mehr regelmäßig gepflegt, funktioniert aber einwandfrei.)
• Wandelt man farbige Bilder in Schwarz-Weiß oder Sepia um, reduziert das die Dateigröße erheblich – wichtig, damit die Datei später nicht zu groß für die KI-Anwendung wird.
• Logos, Wasserzeichen oder störende Schattierungen lassen sich über die Funktion „Manuelle Anpassung“ teilweise entfernen – braucht ein bisschen Übung, aber es lohnt sich.

Ich hätte dir hier gerne eine Grafik gezeigt – aber leider erlaubt das die ältere Forensoftware nicht. Wenn du dazu Fragen hast, schreib mir gern eine PN oder kommentiere direkt unter diesem Beitrag.

So – zum Schluss:
Ich wünsche dir viel Erfolg beim Anonymisieren deiner Unterlagen – es ist zwar eine etwas nervige, aber extrem wichtige Vorarbeit zum Schutz deiner persönlichen Daten.
Denk dran: Die KI braucht Inhalte, aber keine Identitäten.

Beim nächsten Mal wird’s dann richtig spannend:
Da bekommst du den ersten professionellen Prompt – also den konkreten Arbeitsauftrag – für die KI, mit der sie dein Arbeitszeugnis in verständliches Deutsch übersetzt.
Und glaub mir: Du wirst Augen machen, was da wirklich drinsteht. Das ist oft mehr Geheimsprache als Klartext!

Also: Bis zum nächsten Mal – und bleib neugierig!
Jörg

[Alter60]

Update:

Moin,
wie viele es sicherlich schon gemerkt haben, hat sich selbst die Google-Suche dahingehend geändert, dass sich Google-Gemini immer weiter in den Vordergrund schiebt. Dies ist bei MS-Bing schon seit Längerem so. Selbst komplexere Suchanfragen können die Suchmaschinen heute problemlos bearbeiten. Einerseits praktisch, andererseits aus Datenschutzgründen bedenklich.

Auch ChatGPT hat aktuell ein "Memory-Update" erhalten. Während zuvor die Konversation zwischen Mensch und KI innerhalb des aktuellen Chats ablief, kann ChatGPT jetzt automatisch Informationen aus allen Nutzergesprächen speichern und für personalisierte Antworten nutzen.

Also: Das System merkt sich jetzt selbstständig Nutzervorlieben, Interessen und Abneigungen über alle Gespräche hinweg, ohne dass dies explizit genannt werden muss. Das ermöglicht zwar relevantere Antworten – weil Nutzer nicht mehr alles wiederholen müssen – aber aus Datenschutzsicht ist das eine Katastrophe.

Leider lassen sich diese Einstellungen nur in der Bezahlversion deaktivieren oder es kann nur dort der temporäre Chat-Modus für vertrauliche Gespräche genutzt werden.

Da der Copilot von Microsoft auf die KI von OpenAI (ChatGPT) basiert, ist dies dort genauso. Auch Gemini von Google dringt immer tiefer in die Suchmaschine ein.
Und was Alexa von Amazon und unser Smartphone so alles mitbekommen und sich merken, weiß doch keiner so genau.

Trotz vieler Absichtserklärungen gibt es leider immer noch keine allgemein verfügbare, brauchbare europäische KI. Wann (und ob) diese kommt – und was sie dann kann – wird sich erst zeigen müssen.

Meine Empfehlung:
Meldet euch bei mehreren unterschiedlichen Modellen oder mehrfach beim gleichen Modell mit verschiedenen Nicknamen an. Denn eins ist klar:
Ihr werdet – gerade als Arbeitssuchende – eure KI-Kompetenzen ausbauen müssen!!!
Die KI einfach wegwischen und nichts damit zu tun haben wollen, wird nicht funktionieren.

Gerade in der Bürowelt wird die KI in kurzer Zeit viele Aufgaben übernehmen oder automatisieren, sodass sich noch einige umschauen werden.
Technische Veränderungen in der Berufswelt gab es schon immer – und wer da nicht mitgegangen ist, wurde gegangen.
Das war früher schon so, z. B. als der PC im Büro Einzug hielt.
Neu wird aber für viele das Tempo und der Umfang sein, mit dem das jetzt kommt.
Und zusammen mit der sich rasant entwickelnden Robotik wird dies immer mehr Bereiche betreffen.

MERKE:
Ihr werdet eure Zukunft nur mit der KI gestalten können – nicht gegen sie.
Also: Seht dies als Chance – bleibt aber bei euren persönlichen Daten wachsam.

Euer
Jörg