Eine zeitnahe Eingangsbestätigung auf eine eingegangene Bewerbung sollte zum guten Ton eines jeden Arbeitgebers gehören, egal ob per E-Mail oder per Brief. Aber leider sieht die Bewerberrealität häufig anders aus, sodass sich gleich zu Beginn des Bewerbungsprozesses Frust und Desinteresse auf Seiten der Bewerber breitmachen können.
Die negativen Erfahrungen der Bewerber mit einem Arbeitgeber projizieren Bewerber dann auf das Leistungsangebot und das Image des Arbeitgebers. Eine negative Candidate Experience solltest du aus Arbeitgebersicht verhindern. Stattdessen ist eine zeitnahe und klare Kommunikation mit den Bewerbern während des gesamten Bewerbungsprozesses enorm wichtig.
Muster für Eingangsbestätigung auf Bewerbung
Eine Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung ist für einen Bewerber nur dann hilfreich, wenn du sie auch direkt nach dem Eingang verschickst. Denn dann erhält der Bewerber umgehend die Information, dass die Bewerbung angekommen ist.
Wenn du als Arbeitgeber dagegen erst eine Woche nach Eingang einer Bewerbung mit dem Bestätigungsschreiben wartest, dann ist der Zweck nicht erfüllt.
Bei einer E-Mail-Bewerbung versendest du die Eingangsbestätigung natürlich auch per E-Mail.
Beim Bewerbungseingang per Post kannst du die Eingangsbestätigung ebenfalls per Post oder alternativ per E-Mail verschicken.
➤ Eingangsbestätigung Bewerbung Muster
Ein typisches Muster für eine Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung sieht folgendermaßen aus:
Sehr geehrte Frau Müller,
vielen Dank für die uns zugesandten Bewerbungsunterlagen, deren Eingang wir Ihnen hiermit bestätigen.
Die Bearbeitung der gesamten Bewerbungsunterlagen wird allerdings noch zwei Wochen in Anspruch nehmen. Wir bitten Sie daher um etwas Geduld. Wir werden so schnell wie möglich wieder auf Sie zukommen, bis spätestens zum 15.07.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Bewerbungseingang bestätigen Muster
Auch bei folgendem Muster, um den Bewerbungseingang zu bestätigen, ist der ungefähre Bearbeitungszeitraum angegeben:
Sehr geehrte Frau Schmidt,
besten Dank für das Vertrauen und das Interesse an unserem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle. Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen dankend erhalten.
Da die Sichtung und Auswertung aller eingegangenen Bewerbungsunterlagen etwa noch bis zum Beginn des nächsten Monats dauern wird, bitten wir Sie noch um etwas Geduld.
Wir werden uns dann wieder mit Ihnen in Verbindung setzen.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Vorlage Eingangsbestätigung Bewerbungsschreiben
Oder du verwendest folgende Vorlage für eine moderne Eingangsbestätigung für die Bewerbungsunterlagen:
Sehr geehrte Frau Koch,
herzlichen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darüber, dass Sie zukünftig in unserem Unternehmen arbeiten wollen. Wir versichern Ihnen, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen intensiv und konzentriert bearbeiten werden.
Ein Bewerbungsprozess ist für Sie als Bewerberin sicherlich mit vielen Herausforderungen verbunden. Daher garantieren wir Ihnen, dass wir Sie spätestens bis zum 10.03. kontaktieren werden, um das weitere Vorgehen abzustimmen.
Wenn Sie noch weitere Fragen haben, dann nehmen Sie gerne mit mir per Telefon oder per E-Mail Kontakt auf.
Mit freundlichen Grüßen
Wenn du im Bestätigungsschreiben Termine für die nächste Rückmeldung nennst, dann halte dich auch daran. Wenn die Termine dagegen verstreichen, dann führt das zu Frust bei Bewerbern.
Wann auf Eingangsbestätigung antworten?
Im Normalfall musst du als Bewerber den Eingang einer Eingangsbestätigung nicht selbst noch einmal bestätigen. Wenn die Eingangsbestätigung aber sehr lange (etwa ab zwei Wochen) nach dem Versand deiner Bewerbungsunterlagen bei dir ankommt, dann ist das anders.
Denn in der Zwischenzeit hast du vielleicht schon positive Rückmeldungen bzw. sogar Zusagen von anderen Arbeitgebern erhalten. Dann naht eine Entscheidung, sodass du nicht noch einmal wochenlang auf eine weitere Antwort warten kannst.
In diesem Fall antworte direkt auf die Eingangsbestätigung und teile dem Arbeitgeber höflich mit, dass du in der Zwischenzeit schon Einladungen zu Vorstellungsgesprächen erhalten hast. Manchmal beschleunigst du dadurch die Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen.
Als Bewerber nichts in Eingangsbestätigung hineininterpretieren
Aus Bewerbersicht wäre es wünschenswert, wenn ein möglichst genauer Zeitpunkt für den nächsten Kontakt genannt wird, an den sich der jeweilige Arbeitgeber auch hält. Formulierungen wie “Wir werden Sie wieder kontaktieren, wenn wir eine Vorauswahl getroffen haben.” oder “Bitte sehen Sie von Nachfragen ab, bis wir Sie wieder kontaktieren.” sind nicht gerade sehr bewerberfreundlich.
Bei einer Eingangsbestätigung geht es tatsächlich nur um ein “Lebenszeichen” von der Arbeitgeberseite. Es liegt in der Natur der Sache, dass so eine Eingangsbestätigung eher allgemein gehalten ist.
Als Bewerber solltest du in eine Eingangsbestätigung vor allem nichts hineininterpretieren. Denn so eine Kaffeesatzleserei bringt keine handfesten Anzeichen für eine Bewertung deiner Bewerbungsunterlagen hervor. In den meisten Fällen wurden deine Bewerbungsunterlagen noch gar nicht gesichtet.
Die Eingangsbestätigung soll dich nur darüber informieren, dass die Bewerbung – wie der Name schon sagt – eingegangen ist. Mehr solltest du nicht reininterpretieren. Leider heißt das für dich, dass du erst mal abwarten musst.
Da du als kluger Bewerber nicht alles auf eine Karte setzt, gestaltest du deinen Bewerbungsprozess aktiv, indem du weiterhin den Stellenmarkt auswertest und Bewerbungen schreibst. Denn aus je mehr Jobangeboten du letztendlich auswählen kannst, desto besser fällt deine Entscheidung aus, die deinen beruflichen Vorstellungen entspricht.
Hinweis auf Änderung der persönlichen Situation in der Eingangsbestätigung
Manchmal ist die Bewerbungs-Eingangsbestätigung mit einem Zusatz versehen:
Wenn sich während des Auswahlverfahrens eine Veränderung in Ihrer persönlichen Situation ergeben sollte, die relevant für Ihre Bewerbung ist, dann teilen Sie uns diese Veränderung bitte umgehend mit.
Solche Änderungen können beispielsweise eine Adressänderung, eine neue Telefonnummer oder ein ausgehändigtes Schul- oder Arbeitszeugnis sein.
Wenn du in der Zwischenzeit eine neue wichtige Qualifikation erworben hast, teile dies dem Arbeitgeber ebenfalls mit.
Am wichtigsten ist aber die sofortige Mitteilung, wenn du kein Interesse mehr an der Stelle oder sogar eine andere Stelle angenommen hast. Dann solltest du deine Bewerbung zurückziehen.
Nachfragen bei fehlender Kommunikation des Arbeitgebers
Wenn du auf eine E-Mail-Bewerbung nicht schnell genug eine Eingangsbestätigung bekommst, dann bist du sicherlich verunsichert, ob deine Bewerbung auch beim gewünschten Empfänger angekommen ist.
Du solltest bedenken, dass deine E-Mail nur in ganz seltenen Fällen verloren geht; auch der Empfänger wird regelmäßig den Spam-Ordner scannen. Aber manchmal liegt die Eingangsbestätigung auch schon in deinem Spam-Ordner.
Außerdem kann es sein, dass der Empfänger deiner Bewerbungsunterlagen außer Haus ist oder für die persönliche Eingangsbestätigung im Arbeitsalltag nicht die notwendige Zeit hat. Gedulde dich einige Zeit, bevor du nachfragst.
Falls du allerdings tatsächlich nach 5 bis 10 Tagen keine Eingangsbestätigung erhältst, dann kannst du beim Arbeitgeber nachfragen.
Aber selbst wenn du eine Eingangsbestätigung bekommst, kann die weitere Kommunikation des Arbeitgebers schleppend verlaufen. Denn in einigen Fällen ist die standardisierte Eingangsbestätigung für Wochen das letzte Lebenszeichen, welches du als Bewerber von einem Arbeitgeber bekommst.
Wenn keine bestimmten Bewerbungsfristen einzuhalten sind, dann ist es aus Bewerbersicht verständlich, nach einer gewissen Zeit beim Arbeitgeber nachzufragen.
Denn schließlich suchst du zeitnah einen Job, sodass du nicht Wochen oder sogar Monate auf Nachrichten vom Arbeitgeber warten kannst.
Zum guten Schluss zur Eingangsbestätigung
Eine Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung gehört zum guten Ton von modernen Arbeitgebern. Das Bestätigungsschreiben sollte neben der Eingangsbestätigung auch weitere Informationen zum Bewerbungsverfahren enthalten; am besten mit einem konkreten Datum, bis wann sich der Arbeitgeber wieder meldet.
Wichtige Fragen und Antworten zur Eingangsbestätigung
Wie Eingangsbestätigung auf Bewerbung schreiben?
Neben der Bestätigung des Eingangs gibt auch immer Informationen zum weiteren Bewerbungsverfahren. Nenne ein Datum, bis wann der Bewerber die nächste Rückmeldung vom Arbeitgeber erhält. Im Artikel erhältst du Muster für eine Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung.
Wie auf Eingangsbestätigung antworten?
Auf eine Eingangsbestätigung musst du als Bewerberin nicht wieder antworten. Wenn der Arbeitgeber kein Datum für die Rückmeldung gegeben hat und zwei bis drei Wochen nach der Eingangsbestätigung vergangen sind, dann kannst du erneut beim Arbeitgeber nachfragen.
